Если Вы задумали организовать корпоративное мероприятие, то выделите в своем штате “специальное” ответственное лицо, которое будет контролировать процесс подготовки. Для выполнения этой задачи подойдет не обязательно “подкованный”, а просто “въедливый” менеджер, четко отслеживающий процессы, время и детали подготовки, а также соблюдение обязательств подрядчиками (артистами, кейтеринговой службой, арендодателями площадки и т.п.).

Если Вы запланировали какое-либо мероприятие, а бюджет у Вас ограничен, то выходом для Вас может стать фандрайзинг или, попросту говоря, привлечение спонсоров. Естественно, это потребует дополнительной работы при подготовке мероприятия, но зато существенно увеличит Ваш бюджет. Главный принцип привлечения спонсоров при такой акции - совпадение целевых аудиторий. Например, если Вы устраиваете конференцию, то кофе-брейк Вам может организовать известная марка кофе в обмен на возможность забрендировать фуршетное пространство.

Обратите внимание на бренд event-агентства, которое Вы хотите выбрать. Бренд - это бизнес Агентства, это то, чему придается огромное значение. Агентство может игнорировать брендинг, но только на свой собственный страх и риск, и, скорее всего, это ему дорого обойдется. Помните, что бренд бьет качество.

Присутствие на сайте агентства в разделе “Клиенты” известных логотипов не всегда означает, что данное агентство действительно успешно работало с указанной компанией и работало ли вообще. Доверяйте, но не стесняйтесь проверять полученную информацию.

Посмотрите и сравните портфель заказов агентства за последние два года. Если не пришли новые серьезные клиенты, значит что-то не в порядке с этим агентством. В event-бизнесе слухом земля полнится. Рекомендация и резонанс - главные маркетинговые инструменты. Поэтому те, кто могут творить, а главное воплощать, не испытывают недостаток в притоке новых крупных клиентов.

Хорошее агентство располагает пулом клиентов в процентном соотношении 70:30, где 70%- это постоянные клиенты, пользующиеся услугами компании более года, а 30%- клиенты, обратившиеся в агентство 1-2 раза. Причём постоянные клиенты должны были воспользоваться услугами компании не менее трёх раз. Стоит обратить внимание на величину этих заказов. Попросите агентство предоставить Вам соответствующую информацию и укажите, что Вы бы хотели иметь возможность проверить её достоверность.

Выбирая Агентство, акцентируйте свое внимание на то, как оно подает себя: в какой упаковке отправляет Вам документы и материалы, как выглядит его оборудование на мероприятии, ибо “упаковка” Агентства, оформление его услуг - это и есть его сервис, а зрительные образы могут многое рассказать об Агентстве - если вы дадите им такую возможность. Замечайте детали.

При выборе event-агентства сконцентрируйтесь на каждом обещании, которое Вам дало Агентство, и посмотрите, будут ли эти обещания выполнены, проследите, последовательно ли Агентство во всем, что делает. Обращайте внимание на то, чтобы с Вами говорили и объясняли понятнее, гораздо понятнее, чтобы каждый сотрудник Агентства, общающийся с Вами, был знаком с искусством ясной коммуникации, чтобы Агентство переходило к делу - убедительно, уверенно и немедленно сделало Вам предложение - иначе Вы можете его вообще никогда не услышать.

В самом начале отношений попросите агентство закрепить за Вами ведущего менеджера, который будет владеть всей информацией о проекте, чтобы не получилось, что за это отвечает Маша, за это Саша, а про это вообще никто ничего не знает.

Останавливая свой выбор на том или ином Агентстве, помните, что страсть стоит миллиарды: Агентство, которое работает с Вами “страстно”, самоотверженно и с полной отдачей, - это Ваше Агентство.

При сравнении и выборе агентства по организации мероприятия обращайте внимание на предлагаемые цены: “качественный” ивент не может стоить дешево. Поэтому насторожитесь, если Вам предлагают выступление артиста-звезды за $1000 и банкет за $10 на 1 персону - и все это в центре Москвы. Вы рискуете либо не получить ничего, либо голодных и недовольных гостей.

Обязательно заключайте договор с агентством, где будет максимально подробно перечислены обязанности агентства и параметры мероприятия, которое оно для Вас организовывает (дата, время, место и пр.). Такой, казалось бы, элементарный шаг защитит Ваши финансовые и юридические интересы.
источник sostav.ru